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通过流程挖掘实现卓越运营转型的八个步骤
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通过流程挖掘实现卓越运营转型的八个步骤
发布日期:2022-08-07 01:14    点击次数:136

 卓越运营是提高业务弹性和收入增长的关键,但如今流程所有者往往难以跟上快速变化的步伐,并且缺乏对有效决策所需的流程智能和建模工具的可见性。更复杂的问题是其变化的自然进程。随着业务流程的发展,它们变得杂乱无章,充斥着浪费、不必要的步骤、无关的控制、重复的资源和人工解决方法——其中很多都是看不见的。

事实表明,流程挖掘通过自动化流程发现的关键步骤,增强了实现卓越运营的传统方法。根据定义,流程挖掘是一系列数据驱动技术,用于使用从信息系统中提取的事件数据来分析业务流程。它允许业务用户识别流程中的瓶颈、偏差、浪费或返工的原因。以发现的模型为基础,其改进的途径就会变得更容易、更准确、风险更小,而且速度更快。

以下是业务领导者如何通过八个步骤实现卓越运营的途径,可以为自动化流程挖掘和持续改进奠定基础。

第1步:停止做无价值的工作

面临的挑战:许多工作通常是根据习惯进行的。例如,一个团队可能遵循的流程不再符合另一个团队的需求。消除无价值工作既快速又容易实施,并且可以提供立竿见影的好处。

流程挖掘如何提供帮助:发现的流程模型不仅可以更轻松地识别瓶颈、返工和流程停滞的区域,还可以更轻松地量化收益。通过在增量分析中分析最佳实践与现有模型之间的差异,业务决策者可以探索消除浪费、降低风险,提高运营效率,并提供更好客户体验的机会。

第2步:整合

随着时间的推移,在大型而成熟的企业中,运营模式发生了变化,现有产品被修改,并推出新产品。其结果通常是跨多个团队的分散的流程。实现卓越运营的关键一步是整合类似的流程、活动和团队。然而,整合并非没有风险。

流程挖掘如何提供帮助:流程挖掘的变体分析功能让用户可以比较同一流程的不同路径或工作流。从这个角度来看,业务、运营和风险专业人士可以专注于其差异及其影响。这突出了整合的机会,以及可能涉及的收益和风险。这种级别的透明度还提供了支持过渡的数据,例如资源使用情况、需求概况、瓶颈等, 鸠江区富强机械厂从而显著地降低了整合工作的风险。

第3步:标准化

以较低的运营成本提供一致的客户体验是数字巨头和初创公司的一个标志。比较两个不同的团队如何执行一个流程,可以对工作如何影响积极或消极、计划内或计划外结果提供有价值的见解。虽然人们可能会在自己的团队中分享技巧和清单,但在远程工作和混合工作模式中,这一点越来越困难。其结果是,流程迅速偏离规范,并且质量和合规性变得不可预测。

流程挖掘如何提供帮助:通过流程挖掘比较流程变量,以了解路径,了解活动执行时间和等待时间,发现瓶颈、异常、资源使用和其他流程,从而快速突出标准化的机会所在。

第4步:简化

随着时间的推移,业务流程不可避免地会发生变化,包括不必要的步骤、无关的控制、重复的资源和人工解决方法。当出现问题时,本能的反应通常是添加另一个控制或引入一系列不可持续、容易出错的人工流程。

流程挖掘如何提供帮助:流程挖掘发现的流程模型的可见性、透明度和可用性,以及流程和实际流程指标的准确表示,使分析师能够快速识别浪费。可以很容易地识别减慢流程、重复控制、非增值步骤、中断或缓慢切换、返工循环和异常的事务类型。消除这些浪费可以直接降低成本,并提高质量,从而更快地为客户提供更好的结果。

第5步:业务流程再造

当一个流程被整合、标准化和简化时,下一步通常是确定重新设计的机会。要成功做到这一点,不仅需要了解相关渠道的每个“原样”流程,包括其背后的详细流程指标,还需要详细了解所有可能的例外情况。

流程挖掘如何提供帮助:了解隐藏的任务并识别不良交接、返工、未充分利用或过度利用的资源,以制定基于数据的流程改进决策。识别高度重复、人工和容易出错的自动化例程。流程挖掘可以发现供应链或工作流中常见延迟的根本原因,这些延迟会影响交付时间和质量,进而导致收入损失。

第6步:战术自动化

自动化流程是许多企业关注的焦点。虽然全面转型正在进行中,但战术自动化是同时获得一些好处的常用方法。这可能包括修改业务规则、实施机器人流程自动化或机器学习模型。由于潜在的复杂性,即使是建立在相同技术堆栈上的重新设计的流程,也很难在战术上实现端到端的自动化。

流程挖掘如何提供帮助:要确定流程中自动化能够产生最大影响的精确步骤,需要对任务时间、资源利用率和资源成本有着透彻的了解。使用流程挖掘进行流程建模,可以帮助确定战术自动化工作的优先级。它还可以确保不会浪费时间来自动化流程中可能无法带来投资回报的部分。流程挖掘增强了传统方法,可以通过流程挖掘识别任务或流程级别的自动化机会,并且可以基于硬数据定量评估自动化的影响。

第7步:外包/离岸外包

只需计算参与派遣团队的人数,估计需要多少人似乎很容易。然而,这可能不反映无偿加班或反映预期和完成之间的差异。并且没有考虑到多年积累的经验和知识,以及随之而来的生产率提高。

将关键业务流程从一个地点转移到另一个地点或从一个企业转移到另一个企业是有风险的,并且通常依赖于员工提出问题或传达工作进行方式的能力。

流程挖掘如何提供帮助:在转换之前运行自动化流程发现练习可以确保派遣团队和接收团队保持一致,并充分了解所有异常和背后的资源计算。

第8步:转型

数字化可以简化业务运营和流程,并允许企业转变运营模式并提高业务成果。然而,数字化并不是简单地用数字形式替换现有服务或实施更多技术的问题。为了获得更多的好处,必须在自动化和数字化之前了解流程,并对其进行理想的优化,这对于拥有数万个流程和例外情况的企业来说是一个相当大的挑战。

流程挖掘如何提供帮助:流程挖掘为企业的运作方式带来了更大的透明度,因此使转型领导者能够了解重点在哪里、优先考虑什么以及如何转型关键流程以实现持续卓越的运营。必须了解“原样”流程,了解瓶颈发生在何处以及哪些活动消耗最多的工作量,并在转型之前测试和预测未来流程模型和变化。对所需的变化、可能的结果以及客户对它们的反应建立清晰的愿景至关重要。

流程挖掘为流程成熟度提供支持

许多企业的流程实现成熟还有很长的路要走。一个关键挑战是缺乏透明度和流程数据,无法帮助团队详细了解其当前流程的运作方式。流程挖掘提供的可见性和洞察力是一个现实的进度基准,可以激发对企业流程如何工作的大量学习。而使用现有的事件日志作为模拟的基础,使团队能够加速洞察并更快得出结论。

流程挖掘通过自动化流程发现的关键步骤增强了实现卓越运营的传统方法。生成的地图和模型反映了业务现实,并得到了经常缺乏的运营数据的支持。以发现的模型为基础,改进的途径就会变得更容易、更准确、风险更小,而且速度更快。